За ближайшие год-полтора действующая сейчас система обращения с документами в горсовете и его структурных подразделениях может претерпеть серьезные изменения.
На заседании горисполкома обсуждалась необходимость внедрения в структурных подразделениях горсовета «электронного документооборота». После информации начальника общего отдела Н.И. Заугольниковой о состоянии делопроизводства члены исполкома назвали ряд мероприятий, которые проводились в последнее время в данном направлении. Так, в октябре 2012 г. утверждена в новой редакции инструкция по деловодству; ежемесячно анализируются данные по выполнению контрольных документов; ежегодно проводится проверка наличия, порядка хранения и использования печатей, штампов, бланков горсовета и его структурных подразделений. С целью перехода на электронную систему в прошлом году обеспечили три новых рабочих места в системе единого документооборота.
При этом было отмечено, что организация делопроизводства в большинстве департаментов и отделов и сейчас находится на должном уровне, за исключением отдельных недочетов по департаменту ЖКХ Горловки. В течение первого полугодия было обработано 7,4 тыс. входящих и 4,4 тыс. исходящих документов; 524 документа от органов власти вышестоящего уровня и 185 запросов на публичную информацию. С начала года проведено 7 сессий горсовета и 15 заседаний исполкома, на которых принято соответственно 182 и 533 решения.
Переход к электронному документообороту позволит, надеются специалисты, серьезно сократить сроки прохождения и исполнения документов, а также исполнения текущих поручений и заданий. Поэтому в ближайшее время (до 1 сентября) должны быть намечены основные этапы его внедрения, перечень технического оснащения и источники финансирования для приобретения, и т.д. Соответствующая компьютерная техника должна быть приобретена в течение следующего года. С этой целью департаменту финансов поручено определиться с источниками финансирования.
