Специалисты структурных подразделений горсовета скоро могут «утонуть» в кипе бумаг, с которыми приходится сталкиваться ежедневно. Такой вывод можно было сделать в ходе рассмотрения на заседании горисполкома вопроса о состоянии исполнительской дисциплины и делопроизводства.
Как проинформировала начальник отдела контроля Елена Локшинская, в 2013 году, к примеру, было получено 14,7 тыс. документов. Количество исходящей документации достигает 7 тыс. экземпляров.
Пруд пруди собственных решений и поручений. В ходе 17-ти пленарных заседаний горсовета было принято 363 решения, на 35-ти заседаниях горисполкома – еще 1082. Городской голова во время проведения только аппаратных и координационных совещаний выдал «на-гора» почти 1,5 тыс. поручений.
Каждый год документооборот, фиксируемый в общем отделе, постоянно вырастает. В 2013 году только из судебных органов пришло 2,5 тыс. документов, каждый из них по 3-10 страниц. И все это не считая копий для исполнителей, которые тоже порой дублируют друг друга, причем в каждом третьем случае. Самыми загруженными в этом отношении являются департамент ЖКХ, управление экономики и инвестиций, а также районные администрации. Евгений Клеп предложил экспромтом подсчитать – получилось, что 32 работника ДЖКХ, включая уборщицу и водителя, каждый рабочий день должны готовить 83 документа (это с учетом обращений граждан). Когда же заниматься другими делами, не механическим составлением надлежащих бумаг, а решением конкретных проблем?
Надо переходить на электронный документооборот – это очевидно. Специалисты подсчитали, что подготовка бумажных документов занимает 35% рабочего времени, в электронном виде – лишь 10%, да и сроки доставки до исполнителя тоже значительно сокращаются. Чтобы внедрить новый проект, необходимо подключить к сети 349 рабочих мест в 29-ти структурных подразделениях. Осуществить его предстоит в три этапа, для начала обеспечить техникой, программой и сетью 225 рабочих мест, провести с ними учебу, затем еще 124 специалиста, а на третьем этапе добавить еще и бюджетные учреждения. Когда программа будет готова, ее обещают вынести на утверждение сессии горсовета.
Главная проблема – где взять деньги на реализацию проекта, ведь даже необходимая техника есть не в каждом подразделении. Для начала планируют перераспределить те средства, которые выделяются из бюджета исполкому на канцелярские расходы, затем хотят обратиться к правительству с обоснованием эффективности всех расходов. Мэр заверил, что обойдет все кабинеты столичной власти, чтобы доказать, что электронный документооборот надо вводить обязательно.
